Jos Henrique Souza 2 y Joseani Viseli 3 1uzy
| RESUMO: Nesse trabalho tratamos do Sistema de Informaes Gerenciais e da gesto de informaes em hospitais.Descrevemos as principais falhas que os sistemas tradicionais podem gerar e procuramos demonstrar o que possvel esperar da modernizao de tecnologias de sistemas e de equipamentos j disponveis no mercado. |
ABSTRACT: |
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Inovaes na gesto, sobretudo no que se refere aos Sistemas de Informaes Gerenciais (SIG) e Gesto de Tomadas de Decises tm sido bastante explorados nos ltimos anos. As foras que atuam sobre essas tecnologias dizem respeito s melhorias na tecnologia e na capacidade de processamento pelo lado da oferta e na necessidade de fazer frente a constantes mudanas e novidades na realidade econmica, competitiva e tecnolgica, pelo lado dos usurios de sistemas de informaes gerenciais.
Os produtores de softwares de gesto procuram lanar no somente produtos como tambm conceitos novos. Assim acreditam que possvel promover uma alavancagem mercadolgica capaz de tornar seus produtos bem sucedidos comercialmente. Procurando transmitir uma personalidade distinta dos demais, cada produtor “tenta cunhar uma nova expresso para promover sua prpria ferramenta”.
desse modo que os conceitos relacionados aos Sistemas de Informaes Gerenciais surgem, se metamorfoseiam e desaparecem. “Data warehouse”, “balanced scorecard”, “business warehouse”, “data mining”, “CRM- customer relationship management”, “dashboards”, etc. A partir desse ponto do texto vamos nos referir a essas ferramentas apenas pelo nome genrico de Sistemas de Informaes Gerenciais SIGs. Esse foi um dos primeiros conceitos cunhados pelos produtores de softwares para gesto que tiveram grande repercusso no mundo empresarial. Optamos por adotar esse conceito porque ele amplamente reconhecido e acreditamos que o mesmo parece dar conta de explicar os objetivos para o qual foi criado (Dempsey, 2005; Arveson, 1998).
Na verdade todos os produtos de gesto apresentam o mesmo objetivo: “dar apoio tomada de decises5, ao proporcionar uma nica verso consistente da verdade extrada de uma grande diversidade de fontes de dados” (Dempsey, 2005).
Do lado da demanda, um ambiente cada vez mais competitivo, dinmico e instvel, leva as organizaes a viverem em um ambiente no qual a gesto de informaes fundamental. Devido imensa quantidade de dados irrelevantes que podem ser coletados pelas modernas ferramentas de gesto preciso cuidar para estas coletem e apresentem somente os dados necessrios.
Um sistema de informaes composto por um conjunto de dados que entram no sistema e outros conjuntos de dados mantidos em arquivos ou tabelas e sobre os quais se aplica uma rotina de trabalho, um programa, um processamento, de modo a obtermos informaes de sada.
O ambiente no qual as instituies operam experimentado e percebido primariamente por meio de informaes. Cabe, portanto, ao “monitorar o ambiente em busca de informao”, representar a empresa diante de clientes e fornecedores e certificar-se de que as informaes corretas estejam chegando a seus subordinados (Moraes, 2004: 09). Assim, caso os gestores em a monitorar a realidade de forma distorcida ou viesada perfeitamente possvel que em, tambm, a planejar e executar sem a eficincia e a eficcia desejada. Portanto, no processo de desenvolvimento de um SIG fundamental levar em conta no somente a quantidade, mas tambm a qualidade, a velocidade e o detalhamento dos dados que pretende coletar.
Nesse trabalho pretendemos apresentar diversos erros operacionais que podem ocorrer cotidianamente no uso de sistemas tradicionais de informaes gerenciais de hospitais. Nosso objetivo refletir sobre a possibilidade de implantao de inovaes profundas em sistemas informatizados de gesto. Tambm pretendemos apresentar a importncia do planejamento da mudana como requisito fundamental para a evoluo constante dos SIG.
Ao final da dcada de 60, j se ouvia o alerta de um irnico dilema dos executivos: o grande volume de informaes geradas pelas organizaes contrastavam com a insuficincia de informaes relevantes para a correta tomada de deciso. A quantidade enorme de informaes inadequadas coletadas pelas organizaes poderia prejudicar a leitura dos ambientes organizacionais, o acompanhamento das atividades e o processo de tomada de deciso.
Em face do desenvolvimento da informtica, a gerao de informaes deixou de ser, de forma geral, um problema significativo. O grande problema ou a ser a definio das informaes que devem ser geradas e, principalmente, a forma de integr-las e utiliz-las de forma rpida e eficiente.
Sabe-se que as organizaes vencedoras apresentam como caractersticas fundamentais: a) as mudanas que emergem do bom-senso, do consenso e da liderana; b) participao efetiva com objetivos compartilhados; c) incentivo s experimentaes, criatividade e inovaes; d) uma autoridade baseada na competncia e no relacionamento pessoal; e) o foco no indivduo e em consumidores cada vez mais exigentes; g) a segmentao de mercado; h) exposio concorrncia e a qualidade globalizada; i) a evoluo tecnolgica acelerada; e j) uso eficiente da informao (Oliveira, 2001).
Esse conjunto de desafios consolida um cenrio no qual as informaes, sua estruturao e o processo decisrio se consolidam como um sistema istrativo da mais elevada significncia no importando o tipo da organizao. Querem elas sejam pblicas ou privadas, com ou sem fins lucrativo o uso eficiente das informaes e a evoluo constante em seus instrumentos de coleta, organizao e interpretao so essenciais. Para isso so de fundamental importncia o diagnstico e a capacidade tcnica de superao das falhas no sistema vigente e a criatividade para imaginar novos benefcios que uma inovao tecnolgica, “atualizao” ou substituio de ferramentas pode gerar.
Segundo Oliveira (2001) sistema um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitrio com determinado objetivo e efetuam determinada funo. Seus componentes principais so: a) os objetivos dos usurios do sistema e os objetivos do prprio sistema; b) as entradas do sistema que fornecem o material (dados) a ser aproveitado para a gerao das sadas, isto , as informaes necessrias estabelecidas pelos objetivos anteriormente estabelecidos; c) o processo de transformao do sistema definido como a funo que possibilita a transformao de um insumo (entrada) em um produto, servio ou resultado (sada); d) as sadas do sistema, que correspondem aos resultados do processo de transformao; e) os controles e as avaliaes do sistema que verificam se as sadas esto coerentes com os objetivos estabelecidos; e f) o do sistema atravs da re-introduo de uma sada sob a forma de informao.
O reage a cada entrada de informao incorporando o resultado da ao-resposta desencadeada por meio de nova informao, a qual afetar seu comportamento subseqente, e assim sucessivamente. Desse modo o um instrumento de regulao retroativa ou de controle voltado para reduzir as discrepncias ao mnimo, bem como propiciar uma situao em que o sistema se torne auto-regulador.
O sistema insere-se dentro de um ambiente6 que, ao mesmo tempo, influenciado e influencia o sistema. Naturalmente, pode-se considerar o ambiente para qualquer amplitude de sistema, como sistema oramentrio, de recursos humanos etc.
O executivo deve considerar, no mnimo, trs nveis na hierarquia de sistemas: o sistema em si; os subsistemas que so as partes identificadas de forma estruturada, que integram o sistema; e o supersistema ou ecossistema que o todo do qual o sistema um subsistema.
Existem dois conceitos que facilitam o entendimento do sistema considerado e sua integrao com o ambiente: 1) Eqifinalidade: segundo a qual um mesmo estado final pode ser alcanado, partindo de diferentes condies iniciais e por maneiras diferentes; e 2) Entropia Negativa: que mostra o empenho dos sistemas para se organizarem para sobrevivncia, atravs de maior ordenao.
O executivo catalisador do SIG sabe que a realidade das organizaes extremamente dinmica por conta das influncias que sofre do ambiente e da estrutura organizacional. Desse modo, constantes micro-alteraes organizacionais podem determinar, ao longo do tempo, uma total desorganizao do sistema. Caso no seja ajustado nova realidade torna-se ineficiente para auxiliar a tomada de deciso.
As micro-alteraes so mais desorganizadoras que as macro-alteraes. Enquanto estas alertam os executivos para os clamorosos desajustes existentes entre os sistemas e a realidade, aquelas somente sero notadas aps um hiato temporal durante o qual podem ter gerado grande dose de ineficincia. Assim, o planejamento organizacional e o planejamento da mudana so instrumentos fundamentais que devem prever e agir de acordo com as mudanas tecnolgicas nos sistemas e alteraes da realidade organizacional e ambiental.